C'est un samedi de novembre, dans une commune de 600 habitants. Le club de belote a réservé la salle des fêtes en septembre, sur le cahier. Le comité des fêtes l'a réservée en octobre, par un coup de téléphone à l'adjointe, qui a dit oui de bonne foi. Personne n'a menti, personne n'a mal fait son travail : il y avait deux plannings, celui du cahier et celui de la mémoire. Le samedi matin, il y a deux camions devant la porte.
Cet article raconte le planning qui aurait vu venir ce samedi-là, et vous pouvez l'essayer en ligne immédiatement, sur une commune fictive, y compris en tentant vous-même la double réservation pour la voir refusée.
Le cahier près du téléphone
La salle des fêtes est souvent le premier service que la commune rend à ses habitants : mariages, lotos, assemblées générales, repas de quartier. Et sa gestion repose presque partout sur le même trio : un cahier près du téléphone, la mémoire du secrétariat, et des appels « la salle est libre le 14 ? » qui interrompent l'état civil et l'urbanisme dix fois par semaine.
Ce que dit l'État, littéralement
Ce n'est pas nous qui le disons : l'Agence nationale de la cohésion des territoires, dans son guide consacré à la gestion des salles des fêtes, décrit des demandes qui arrivent « par téléphone, mail ou sur place », des plannings « dispersés entre différents outils comme Excel ou des agendas papier », et conclut : « sans organisation claire, le risque de double réservation, de conflits d'usage ou de perte de revenus augmente ».
Perte de revenus aussi : une salle dont personne ne sait facilement qu'elle est libre se loue moins, et les tarifs délibérés par le conseil municipal ne rapportent rien quand le créneau reste vide faute d'avoir été visible.
Ce que fait le planning en ligne
- Le planning public. Les administrés voient les créneaux libres depuis chez eux. L'appel du samedi matin disparaît de lui-même.
- La demande complète. Elle arrive au secrétariat avec la liste des pièces des règlements communaux : attestation d'assurance responsabilité civile, chèque de caution, convention à signer (la liste type documentée par l'ANCT).
- Le conflit refusé net. Un créneau déjà pris ne peut pas être réservé deux fois : la machine refuse, immédiatement, et propose le créneau libre le plus proche. Les deux camions du samedi matin ne peuvent plus exister.
La mairie garde la main, c'est le point clé
Une demande déposée n'est pas une réservation : elle est « en attente de validation de la mairie », et c'est le secrétariat qui dit oui, avec les tarifs et le règlement que le conseil municipal a délibérés. C'est notre règle sur tous les outils que nous installons : la machine empêche les erreurs, l'humain garde les décisions. Un planning en trois états, libre, demandé, validé, plutôt qu'un cahier qui n'en connaît qu'un : « voir avec le secrétariat ».
Essayez-le, commune fictive
Sur la page de démonstration : le planning des 14 prochains jours de la Salle des fêtes de Lalbenque (fictive), avec ses lotos et son mariage déjà réservés. Déposez une demande sur un créneau libre : elle passe « en attente », puis la validation de la mairie tombe (simulée en quelques secondes). Puis essayez de prendre le créneau du loto : la machine refuse et vous propose le créneau libre le plus proche. C'est tout le produit, en deux minutes.
Rien n'est réel : commune fictive, aucune donnée personnelle demandée, votre essai n'est visible que de vous, tout est effacé sous 24 heures.
Installé sur place, pas vendu en libre-service
Des modules de réservation de salle existent, de 19 à 30 € par mois, « déployés en 30 minutes, sans formation ». C'est précisément le problème : un outil déployé en 30 minutes sans formation est un outil que le secrétariat n'ouvrira pas. Nous faisons l'inverse : l'installation sur place, le paramétrage avec vos salles, vos tarifs délibérés et votre règlement, et la formation du secrétariat jusqu'à ce que l'outil soit le sien.
Et pour une petite commune, cet outil forme un duo naturel avec l'appel de vigilance aux personnes fragiles : même visite, même installation, même interlocuteur local.
Si vous êtes maire, secrétaire de mairie ou adjoint : essayez la démonstration, puis parlons de vos salles. L'audit est gratuit, dure vingt minutes, et vous repartez avec le chiffrage de votre situation, quoi que vous décidiez ensuite.